Принятие к учету командировочных расходов без оправдательных документов на основании служебных записок.

Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете» определено, что любая хозяйственная операция, проводимая организацией, оформляется первичным бухгалтерским документом. Общие требования, предъявляемые к первичным документам, закреплены в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Помимо унифицированных форм первичных учетных документов Закон N 129-ФЗ позволяет организациям использовать и самостоятельные формы документов, однако это возможно только при условии того, что унифицированная форма документа отсутствует.

Сама по себе служебная записка не отвечает требованию, предъявляемому к первичному документу, т.к. без документов, подтверждающих произведенные расходы, сама по себе не подтверждает факт совершения хозяйственной операции.

Согласно п.4 статьи 7 Закона № 129-ФЗ, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Таким образом, в целях бухгалтерского учета на основании письменного распоряжения руководителя возможно принятие к бухгалтерскому учету расходов на основании служебных записок, без оправдательных документов.

В целях налогового учета по налогу на прибыль расходами признаются в том числе документально подтвержденные расходы. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Таким образом, при учете командировочных расходов только на основании одних служебных записок возникает риск исключения расходов из налоговой базы как неподтвержденных документально, с доначислением налога на прибыль и НДС (если применялись вычеты), штрафов и пени.

В отношении НДФЛ (статья 217 НК РФ) в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Таким образом, при отсутствии документов, подтверждающих произведенные расходы, существует риск включения в доход сотрудника в целях НДФЛ возмещенных ему сумм, за исключением суточных и расходов по найму жилья в пределах норм, описанных выше.

Согласно п.2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Следовательно, суточные не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Что касается норм, установленных законодательством Российской Федерации при непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, то такие нормы в настоящее время установлены только в отношении указанных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

Таким образом, при отсутствии документов, подтверждающих произведенные расходы, существует риск включения в доход сотрудника в целях исчисления страховых взносов возмещенных ему сумм, за исключением суточных в размере, установленном в локальном акте организации.