| Представительские расходы. |
|---|
Налоговый учет представительских расходов.
К представительским расходам относятся следующие расходы:
- на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- на буфетное обслуживание во время переговоров;
- на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским расходам не относятся. Датой признания представительских расходов является день утверждения руководителем организации авансового отчета.
В отношении учета представительских расходов гл. 25 НК РФ установлено ограничение, в соответствии с которым такие расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Расходы в части, превышающей установленные размеры, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются.
Кроме того, Минфин обращает внимание на то, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно должны быть обоснованны и документально подтверждены.
Оформляем документы
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов являются:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций, например, организаций общественного питания, и т.п.);
- акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:
- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
- дата и место проведения;
- программа мероприятий;
- состав приглашенной делегации;
- участники принимающей стороны;
- величина расходов на представительские цели.
При этом отмечается, что все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно.
Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.
Финансисты также считают, что расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли. А вот стоимость сувениров, вручаемых во время официального приема представителям организаций-контрагентов, участвующим в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, можно учесть при расчете налога на прибыль в составе представительских расходов, но только в том случае, если на них имеется символика предприятия. Расходы в виде стоимости сувениров, не содержащие логотипа организации и безвозмездно передаваемые организациям-контрагентам, по мнению налоговиков, не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.
Например, цели проведения официального приема могут быть следующие:
1. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
2. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и др.) и т.д.
Рассмотренные формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.
Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:
- заключенными договорами;
- подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
- деловой перепиской.
Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.
ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
Утверждаю:
Генеральный директор
____________________
____________________
"___"_______ ____ г.
СМЕТА
представительских расходов на _____ год
|
NN |
Виды представительских |
20_____ г. |
||||
|
Всего |
I _____ |
II _____ |
III _____ |
IV _____ |
||
|
1. |
Расходы на проведение |
|
|
|
|
|
|
2. |
Транспортное |
|
|
|
|
|
|
3. |
Буфетное обслуживание |
|
|
|
|
|
|
4. |
Оплата услуг |
|
|
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
|
|
Исполнительный директор
"_____________________" _____________/_____________
Главный бухгалтер _____________/_____________
Приказ N 42
о проведении официального приема
представителей ЗАО "Каркас"
В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и ознакомления
представителей ЗАО "Каркас" с новой модификацией станков, производимых
ООО "Формат",
Приказываю:
1. Провести официальный прием и переговоры с представителями
ЗАО "Каркас" в период с 1 по 4 декабря 2009 г.
2. Начальнику отдела по связям с партнерами Оленеву Я.В. в срок до
24 ноября 2009 г. пригласить представителей ЗАО "Каркас" на переговоры
и согласовать с ними даты визита и список приезжающих.
3. Коммерческому директору Колпаковой И.М. в срок до 26 ноября
2009 г. подготовить и представить на утверждение программу пребывания
представителей ЗАО "Каркас" в г. Москве и смету представительских
расходов.
4. Оленеву Я.В. в срок до 27 ноября 2009 г. направить представителям
ЗАО "Каркас" программу пребывания.
5. Утвердить список работников ООО "Формат" для участия в
переговорах в следующем составе:
- Марсов А.П., генеральный директор;
- Колпакова И.М., коммерческий директор;
- Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту;
- Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.
6. Колпаковой И.М. в срок до 7 декабря 2009 г. представить отчет о
проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Марсов А.П. Марсов
С настоящим приказом ознакомлены:
┌───┬──────────────────────┬─────────────────────────────┬──────────────┐
│ N │ Подпись │ Фамилия и инициалы работника│ Дата │
│п/п│ │ │ ознакомления │
├───┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────┤
│1 │ Оленев │Оленев Я.В. │20.11.2009 │
├───┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────┤
│2 │ Колпакова │Колпакова И.М. │20.11.2009 │
├───┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────┤
│3 │ Литовченко │Литовченко С.А. │23.11.2009 │
├───┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────┤
│4 │ Сатиков │Сатиков И.О. │23.11.2009 │
└───┴──────────────────────┴─────────────────────────────┴──────────────┘
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель подразделения
____________/____________/
"___"_____________ ____ г.
ОТЧЕТ
о представительских расходах
Дата произведенных расходов __________________________________
Место произведенных расходов _________________________________
Цель, программа проведения деловой встречи (приема),
подтверждающая производственный характер мероприятия: ____________
__________________________________________________________________
(официальный прием - завтрак, обед и т.п., транспортное
__________________________________________________________________
обслуживание, буфетное обслуживание во время переговоров,
_________________________________________________________________.
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации)
Приглашенные лица: ___________________________________________
_________________________________________________________________.
Участники со стороны организации: ____________________________
_________________________________________________________________.
Величина расходов (сумма израсходованных денежных средств):
_________________________________________________________________.
(цифрами и прописью)
Подтверждающие первичные документы в количестве __ листов
прилагаются.
"___"_____________ ____ г.
______________________________ _____________________
(должность,Ф.И.О.) (подпись)