Аренда автомобиля сотрудником.

Налог на прибыль

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Организация, которая арендует у своего сотрудника транспортное средство и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ.

В зависимости от условий договора аренды затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, расходы на техосмотр, ГСМ), а также расходы по страхованию транспортного средства может нести как арендатор, так и арендодатель (ст. 636, 637 ГК РФ).

Для того, чтобы организации учитывать для целей налогообложения расходы на ремонт, на техосмотр, на ГСМ, страховку и другие аналогичные затраты, необходимо все это отразить в договоре аренды.

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

• затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ);
• страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Если же по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включаются  в базу по НДФЛ.

 Если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Внимание:По договору аренды автомобиля с экипажем  расходы на текущий и капитальный ремонт по договору аренды транспортного средства с экипажем обязан нести арендодатель (ст. 634 ГК РФ). Поэтому, если договор аренды транспортного средства с экипажем содержит условие об оплате ремонта арендатором, он может быть признан судом недействительным в силу ничтожности (ст. 168, 180 ГК РФ, постановление ФАС Московского округа от 20 января 2009 г. № КГ-А40/12869-08). Потребовать применения последствий недействительности (например, компенсации произведенных арендатором затрат) через суд может любая заинтересованная сторона: арендатор, налоговая инспекция и т. д. (ст. 166 ГК РФ).

Страховые взносы

По общему правилу страховые взносы на сумму арендной платы не начисляются. Объясняется это тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не признаются объектом обложения страховыми взносами.

Если же организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ГК РФ). В этом случае надо начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму арендной платы начислять нужно только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором аренды (абз. 4 п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). В противном случае взносы начислять не нужно. Данное правило касается как договоров аренды автомобиля с экипажем, так и без него.

Транспортный налог

Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль (ст. 357 НК РФ). Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация не должна платить транспортный налог.

Сотрудник-арендодатель должен сам платить транспортный налог (ст. 45 НК РФ). К временному владельцу обязанности по уплате налога не переходят (п. 40 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177). Поэтому ничего не даст и оформление доверенности на имя организации.

Единственный способ возместить расходы сотрудника (арендодателя) – установить в договоре такую плату, которая включала бы в себя сумму транспортного налога. Тогда фактически налог будет заплачен за счет организации (арендатора), а всю сумму арендной платы можно будет включить в расходы организации.

Договор аренды

При заключении договора аренды транспортного средства надо обратить внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра. Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).

Стоимость аренды

Для бухгалтерского учета стоимость аренды может быть любая, даже нулевая. Но для налогового учета стоимость аренды не должна быть намного меньше рыночной.

Мы советуем размер арендной платы определять исходя из официально установленных сроков полезного использования автомобиля и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать,  что стоимость аренды занижена.

Ежемесячную арендную плату можно рассчитать так: